Der findes mange gode online værktøjer til at lave projekter i fællesskab, og vi bruger som oftest Facebook og Google Drive. Vi får mange spørgsmål fra arrangører omkring brugen af de platforme, så her er en introduktion og nogle video guides.  Hvis man ønsker mere hjælp kan man søge efter andre tutorials på Youtube.

Google Drive – fuld af muligheder!
Google Drive er et online drev, som du har adgang til, så snart du har en gmail. Her kan du gemme alle typer filer, eller du kan oprette filer direkte på siden, og skrive, redigere og gemme, fuldstændig som i Word, Powerpoint og Excel. På google hedder det bare Document, Presentation og Spreadsheet. Det smarte ved Google Drive er, at vi kan gemme dokumenter, og så indstille dem til at alle kan se dem, downloade dem, eller redigere i dem. Man kan endda være flere, der redigerer i et dokument samtidig, og google gemmer automatisk alle nye ændringer.

På Google Drive har vi f.eks gemt plakatskabelonerne, så du nemt kan downloade dem. Vi bruger det også til at lave frivilligskemaer, som alle frivillige kan skrive sig ind i bare ved at klikke på et link og åbne dokumentet. Det kan åbnes i alle browsere, fra alle computere og tilmed fra mobilen.

For alle dokumenter gælder det, at hvis du vil bruge noget af materialet, så kan du, mens det er åbent gå ind under “Filer” og kopiere dokumentet. Så får du din helt egen kopi, som du kan give et nyt navn, og så kan du rette, så tosset du vil uden at ændre vores originale dokument. Det synes vi er smart. For at lave kopi og gemme skal du selv have en gmail eller oprette en. Plakaterne downloader man i den fil-version, man gerne vil have, da man ikke kan redigere dem direkte på nettet.

Her er en guide til at lave sit eget frivilligskema, og nogle af funktionerne i Spreadsheet:

Facebook – en jungle af indstillinger!
På Facebook kan man finde alle byttegrupperne, hvor arrangører, medlemmer og frivillige kan tale sammen, planlægge byttemarkeder og dele datoer lokalt. Selvom mange bruger Facebook dagligt, kommer de til kort, når de skal bruge Facebook til deres arrangement.

Først skelner vi mellem en FB-SIDE, en FB-GRUPPE og en FB-BEGIVENHED. De har vidt forskellige funktioner, og mange forveksler dem med hinanden.

FB-sider og begivenheder
En side kan du like og følge. Det kan være  for en virksomhed, en kendis, eller det kunne være byttemarkeder. Man kan ikke blive venner med en side, og en side kan ikke interagere særlig meget med sine følgere. De kan skrive opdateringer, og de kan oprette begivenheder. Men når en side laver en opdatering, så er det max 7% af følgerne, der får den at se, medmindre et opslag får rigtig mange likes, eller man betaler for, at flere ser det. Siden kan ikke invitere deres følgere med til events. Administratoren bag siden, er en person, som har en privatprofil. Adminstratoren kan invitere sine egne venner. Det vil sige at det er en rigtig dårlig ide for byttemarkedsarrangører at have en side. Ingen ser, det du laver, du skal invitere gæster manuelt hver gang, og du kan KUN invitere dine egne venner.

FB-Grupper og begivenheder
Grupper derimod er smarte. Som administrator kan du bestemme, at man skal godkendes, inden man kommer ind. Så slipper man for spamprofiler. Når du som administrator opretter en begivenhed inde fra en gruppe, har du mulighed for at invitere alle medlemmer på en gang. Når man opretter event inde fra en gruppe, er det vigtigt at få sat privatindstillingerne rigtigt fra starten af, da det ikke kan ændres senere. Begivenheder er sat til automatisk at være lukket for andre end gruppens medlemmer. Derfor skal man huske at rette privatindstillingerne til ‘Offentlig’, hvis man vil kunne invitere andre med og dele linket til begivenheden.

Sider og grupper ligger på facebook, til man selv sletter dem. En begivenhed er der, indtil den er holdt. Så kommer den ikke længere op i søgeresultatet og er ikke længere relevant. Man kan ofte godt finde gamle arrangementer igen, men det er ikke noget, man skal bruge som basis eller som erstatning for en gruppe. Man kan tilføje nye arrangører som administratorer i en gruppe, og nye medlemmer kan så at sige abonnere på invitationer, bare ved at være medlem. Så det er et slags fællesskabt nyhedsbrev med invitationer til byttemarkeder, og en gruppe kan bruges af mange arrangører i samme område.
Her er en video om Facebook, der viser nogle af de funktioner, som er nævnt i teksten.